Sistema de denuncias anónimas línea de transparencia y anticorrupción
¿Qué es el “sistema de denuncias anónimas línea de transparencia y anticorrupción”?
Es un canal anticorrupción como herramienta diseñada para la denuncia y el reporte de eventuales irregularidades, incumplimientos normativos, eventos de corrupción, la opacidad y el fraude (COF) así como el soborno y el soborno transnacional (ST) que sean identificados por una persona interna o externa al INDEC y que involucren a los grupos de interés (internos y externos), tales como: el Estado, el Consejo de Administración, los empleados y su grupo familiar, los pacientes y sus familias, la alianza de usuarios, el grupo voluntariado hospitalario y de salud, la comunidad, el medio ambiente, la academia, la competencia, los clientes y pagadores, las aseguradoras, los proveedores, las empresas farmacéuticas productoras, distribuidoras o comercializadoras de medicamentos o de insumos, instituciones del sector salud, y demás entes de relacionamiento. y El INDEC tiene un canal exclusivo llamado “sistema de denuncias anónimas línea de transparencia anticorrupción” a través del correo electrónico: lineadetransparencia@neurologico.org.co para el reporte de las denuncias de presuntas irregularidades.
¿Quién es el denunciante?
– El denunciante puede ser persona natural, persona jurídica, formar parte de los grupos de interés (internos y externos).
– El denunciante debe actuar de buena fe, con el propósito de hacer lo correcto, con honestidad y ética.
¿Cuáles son los datos que el denunciante debe incluir en el correo electrónico?
El denunciante en el reporte o sospecha, debe incluir la siguiente información de ser posible:
-DATOS GENERALES: Información amplia, detallada, con nombres completos de los involucrados en caso de tenerlos, y que presuntamente estén actuando de forma inapropiada.
-DESCRIPCIÓN: Relato del tiempo, lugar y modo de la acción u omisión relacionada con el hecho.
-EVIDENCIAS: Adjuntar soportes, si se cuenta con ellos, de las presuntas acciones u omisiones.
-DATOS DEL DENUNCIANTE: Nombre completo, correo electrónico, número de teléfono. Si el INDEC no cuenta con dicha información, no se le puede dar respuesta de las acciones tomadas por la denuncia o sospecha, si aplica.
*Siempre se protegerán los datos del denunciante cuando se relacionen.
¿Qué conductas se pueden denunciar o reportar por el “sistema de denuncias anónimas línea de transparencia y anticorrupción”?
– Eventos de fraude, opacidad o corrupción.
– Uso inapropiado de los bienes o activos en el INDEC.
– Presunto robo y/o apropiación de bienes o activos del INDEC.
– Uso inadecuado del cargo para beneficios personales.
– Consumo de sustancias psicoactivas al interior del INDEC.
– Conflictos de intereses. Ejemplo: Buscar beneficio personal en una contratación o evaluación de productos o medicamentos.
– Rompimiento de compromisos y acuerdos de confidencialidad
– Revelación de información confidencial.
– Uso indebido de la información confidencial.
– Sobornos y malversaciones de pagos.
– Sospechas de comportamientos no adecuados por parte de integrantes del Consejo de Administración, de los directores o de los empleados del INDEC.
– Alteración en facturas, soportes y registros contables.
– Discriminación por trato diferente y perjudicial que se da a una persona por motivos de raza, género, ideas políticas, religión.
– La conducta y/o un hecho ilegal.
– La inobservancia o vulneración de las normas internas o externas, el reglamento interno de trabajo del INDEC, el código de ética y de buen gobierno del INDEC, y el código de integridad del INDEC.
– El incumplimiento a la ética y a la transparencia.
– Violaciones a la ética, a la moral, a los valores corporativos, a la política de transparencia, a la política de anticorrupción, antifraude y antisoborno, a la política de cumplimiento.
– Irregularidades, incumplimientos normativos, eventos de corrupción, de opacidad y de fraude (COF) así como de soborno y de soborno transnacional (ST). Entre otros.
*Este canal se maneja con total reserva y confidencialidad de la información suministrada.
¿Quién puede denunciar o reportar una sospecha por el “sistema de denuncias anónimas línea de transparencia y anticorrupción”?
Puede ser denunciada o reportada (informada) por cualquier stakeholders (parte interesada) y grupos de interés (internos y externos), tales como:
– El Estado.
– El Consejo de Administración.
– Los empleados y su grupo familiar.
– Los pacientes y sus familias.
– La alianza de usuarios.
– El grupo de voluntariado hospitalario y de salud.
– La comunidad.
– La academia.
– La competencia, los clientes y los pagadores.
– Las aseguradoras.
– Los proveedores.
– Las empresas farmacéuticas productoras, distribuidoras o comercializadoras de medicamentos o de insumos.
– Las instituciones del sector salud.
Y demás entes de relacionamiento.
¿Qué casos no debo denunciar o reportar por el “sistema de denuncias anónimas línea de transparencia y anticorrupción”?
– Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones asociados a la experiencia del paciente, que se deben hacer a través del Comité de Experiencia del Paciente PQRSDF en el correo electrónico: experiencia.paciente@neurologico.org.co
– Solicitud de información y de servicios.
– Reporte de acoso laboral y de acoso sexual.
¿Quién es el responsable de investigar y gestionar la denuncia o el reporte recibido en el “sistema de denuncias anónimas línea de transparencia y anticorrupción”?
El responsable del “sistema de denuncias anónimas línea de transparencia y anticorrupción” es el jefe de control interno y una vez haya recibido la denuncia o el reporte de la sospecha por el correo electrónico, le notificará inmediatamente por el mismo medio a las siguientes personas:
– Dirección General y Dirección Administrativa y Financiera (si el tema es de su área).
– Dirección General y Dirección Médica (si el tema es de área).
– Dirección General, Dirección Administrativa y Financiera y Dirección Médica (si el tema es relevante para todos).
– Si el caso está asociado con alguno de los anteriores 3 cargos, se le notificará a todo el Consejo de Administración.
– Oficial de Cumplimiento (Si la denuncia es de corrupción, opacidad o fraude).
¿Cómo se inicia el proceso de indagaciones e investigaciones?
El jefe de control interno dará inicio a las indagaciones e investigaciones (si a ello hay lugar) y adicional, estará atento de las directrices de los directivos previamente informados.
¿Cuáles son los aspectos del proceso de indagaciones e investigaciones?
– Asegurar que los procedimientos para llevar a cabo la indagación, la investigación y la preservación de las pruebas, sean manejados con toda la prudencia, respeto, confidencialidad y objetividad; siempre respetando los derechos de los empleados y siempre protegiendo los datos del denunciante.
– Involucrar según la necesidad a otros servicios para la obtención de datos de contraste.
– Garantizar por parte de las directivas y del jefe de control interno la confidencialidad del denunciante, de la investigación y de su contenido, así como la confidencialidad de las personas involucradas en la investigación y también proteger la identidad de los denunciados y su reputación; informando, tan sólo, a las personas estrictamente necesarias en el proceso como son las directivas o el Consejo de Administración, si aplica.
¿Cuáles son las acciones que se pueden derivar de las indagaciones e investigaciones?
Una vez realizadas las indagaciones e investigaciones, se presentará un informe por escrito por el jefe de control interno y se enviará por correo electrónico a las directivas o el Consejo de Administración, según aplique, para que tomen las decisiones pertinentes.
Algunas decisiones de los Directores:
– Si se considera que los hechos denunciados y/o el informe del jefe de control interno, no suponen una infracción a las normas internas y externas; o bien no son contrarias a la ética profesional en el marco de sus funciones, se procederá a desestimar la denuncia, archivando el caso.
– Una denuncia también puede ser desestimada si las pruebas son insuficientes para determinar la falta y no se logran complementar.
– Si como resultado de las indagaciones según el informe del jefe de control interno; las directivas o el Consejo de Administración, consideran que se presentó una falta, procederán a:
*Tomar las medidas correctivas que se deban establecer.
*Reportar el caso a gestión humana para continuar con el proceso disciplinario que corresponda y si aplica, determinar las sanciones disciplinarias según lo establecido en los reglamentos del INDEC.
¿Cómo se custodia la información generada por las indagaciones e investigaciones?
Una vez se finalice las indagaciones, el jefe de control interno archivará de forma virtual:
– El correo electrónico recibido de la conducta irregular.
– Los resultados documentados de la indagación e investigación.
– Las medidas correctivas que se deban establecer o las sanciones disciplinarias que correspondieron, en caso de ser informadas al jefe de control interno por los directivos o el Consejo de Administración o el área pertinente.
¿Qué acciones posteriores se pueden presentar al finalizar el caso?
– Recomendaciones, propuestas preventivas o de mejora en el control, supervisión, evaluación. Ejemplo: Actualización del código de ética y de buen gobierno del INDEC, código de integridad del INDEC, política de transparencia, política de anticorrupción, antifraude y antisoborno, programa de transparencia y ética empresarial integral (PTEEI), política de cumplimiento, entre otras para evitar su repetición en el futuro.
– Si se conocen los datos reales y veraces del denunciante, se le informará las principales decisiones tomadas en caso de conocerse por el jefe de control interno.
– Si el denunciante que envió el correo electrónico dentro del contenido del mensaje expresa que quiere ser anónimo (por seguridad, entre otros) no se le dará respuesta.
PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE
No se derivará ningún tipo de represalia sobre aquél o aquéllos que hubiesen actuado en su buena fe, realizando consultas, reportes o denuncias a través del “sistema de denuncias anónimas línea de transparencia y anticorrupción”.