Política de tratamiento de datos

1.Adelantar procesos de vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral y/ode prestación de servicios.

2.Desarrollar el proceso de selección, evaluación, vinculación laboral y/o de prestaciónde servicios.
3.Realizar los procesos de afiliación a la seguridad social.
4.Atender procesos de auditoría interna o externa.
5.Aplicación de exámenes médico – ocupacionales.
6.Suministrar, compartir, enviar o entregar los datos personales para efectos de laafiliación al Sistema de Seguridad Social.
7.Dar cumplimiento a la relación laboral y/o contractual existente.
8.Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto(SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital decomunicación, circulares informativas, memorandos, programación de actividadeslaborales, de seguridad y salud en el trabajo o de bienestar, entre otras relacionadascon el vínculo contractual existentes y el desarrollo del objeto social de la FUNDACIÓNINSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC.

Con proveedores

1.Ejecutar la relación contractual existente.
2.Contactar y contratar servicios que de la FUNDACIÓN INSTITUTO NEUROLOGICO DECOLOMBIA INDEC requiera para el normal funcionamiento de su operación laprestación de servicios integrales en neurociencias.
3.Realizar las referenciaciones comerciales que la FUNDACIÓN INSTITUTONEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC considere pertinentes para el sostenimiento,expansión y/o crecimiento de la fundación.

Con miembros de la Junta

1.Ejecutar la relación rectora con la Institución.
2.Enviar citación a las juntas ordinarias y extraordinarias.

III.TRATAMIENTO DE DATOS ESPECIALES.

En cuanto al tratamiento de datos sensibles o datos cuyo titular sea un menor de edad la FUNDACIÓN INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC adecúa todas las medidas necesarias para su protección y señala lo siguiente:
Datos de menores de edad: El suministro de los datos personales cuyo titular sea menor de edad es facultativo, y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

IV.DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los titulares de datos personales manejados por la FUNDACIÓN INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC podrán ejercer los siguientes derechos de tal manera que se satisfagan los propósitos de ley:
1.Derecho de conocimiento: Podran acceder a los datos personales que estén bajo elpoder de la FUNDACIÓN INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC, para efectosde consultarlos, cada vez que lo consideren pertinente, o cada vez que existanmodificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información quemotiven nuevas consultas.

2.Derecho de actualización: El titular de la información tiene derecho a actualizar susdatos personales cuando estos sean parciales, fraccionados o incompletos.

3.Derecho de rectificación: El titular de la información tiene derecho a rectificar susdatos personales cuando aquellos son inexactos o induzcan a error.

4.Derecho de supresión o revocación: El titular de la información podrá revocar laautorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no serespeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. No procederá la revocatoria cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.
5.Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.

6.Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Salud: por infracciones a lodispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

V.PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS.

Para ejercer sus derechos como titular podrá contactarnos de lunes a viernes en horario 7:00 a.m. a 5 p.m., y diligenciar el formulario de Consultas, Actualizaciones, Reclamaciones o Supresiones, directamente en la sede de la FUNDACIÓN INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC, ubicada en la Calle 55 N° 46 – 36 en Medellín – Antioquia en la oficina de Administración de Documentos o a través del correo electrónico administracion.documental@neurologico.org.co o al teléfono (574) 576 66 66.
Para efectos de una ágil y correcta atención a la solicitud que se presente, es necesario tener en cuenta que en todos los casos se deberá indicar la siguiente información.

1.Nombre e identificación del Titular.

2.La descripción precisa y completa de los hechos que originan el trámite.

3.La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado deltrámite.

4.Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer en caso de que loshubiere.

Consultas: Se resolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado con dos (2) días hábiles previos al vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos: Cuando se advierta que la información contenida en una base de datos de la FUNDACION INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, rectificación o se observe el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrán presentar reclamación a través de cualquiera de los canales de comunicación señalados anteriormente.
Una vez recibida la respectiva reclamación la FUNDACION INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC contará con el término quince (15) días hábiles para resolverla, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de que la FUNDACION INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA. no sea competente para resolver el reclamo presentado, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, la FUNDACION INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de la reclamación.

VI.CESIÓN DE DATOS.

Cuando por motivos contractuales los proveedores, prestadores de servicios o terceros colaboradores de la FUNDACION INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC soliciten la cesión de la información contenida en bases de datos que maneja la institución, deberá solicitarlo mediante documento escrito enviado a las oficinas de la FUNDACION INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC, ubicadas en la Calle 55 N° 46 – 36, oficina de Administración de Documentos en Medellín – Antioquia, o a través del correo electrónico administracion.documental@neurologico.org.co. En este documento deberá expresarse de manera clara e inequívoca la necesidad que motiva dicha petición, confirmará que para el uso de la información contenida en esa (s) base (s) de datos se acogerá a la política para el tratamiento de datos personales implementada por la FUNDACION INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC, y hará saber las medidas de seguridad utilizadas una vez sea entregada la base de datos solicitada.

VI.SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

La FUNDACION INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC cuenta con las medidas de seguridad humana, administrativa y técnica para proteger la información de los Titulares, e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. Esto se garantiza mediante el uso de usuarios personales y claves seguras a las bases de datos que contienen esta información, mecanismos de controles de accesos no autorizados y daños de la información a través de la utilización de mecanismos de seguridad perimetral y antivirus.
El acceso a los datos personales está restringido a empleados, contratistas, representantes y agentes de la FUNDACION INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC,
responsables del tratamiento de los datos personales y/o que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y para desarrollar el objeto social de la institución.

VIII. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Los datos personales incorporados en la Base de Datos de FUNDACION INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitir el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales. Es decir mientras exista la relación contractual. Una vez vencidos estos plazos y según lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los datos reposarán por un periodo de diez (10) años contados a partir del fin de la relación con la FUNDACION INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC, posteriormente se procederá a la eliminación de los archivos físicos y/o magnéticos que contengan la información personal, así como los datos personales que figuren en las bases de datos, siempre y cuando esto no presente problemas de integridad en la base de datos, en la mayoría de los casos se inactivara y dejara de estar visible para el personal.

Del plazo aquí indicado, de acuerdo a la relación contractual, se exceptúan las bases de datos correspondientes a relaciones de tipo laboral e información de Historia Clínica las
cuales deberán ser conservadas de acuerdo a lo estipulado por la ley para esos casos (Resolución 1995 de 1999 y aquellas que la modifiquen o reemplacen). Parágrafo: Una vez cumplidos los plazos aquí estipulados o los plazos dispuestos por ley para la conservación de documentos (Tablas de retención), la FUNDACION INSTITUTO NEUROLOGICO DE COLOMBIA INDEC procederá con la destrucción física y/o magnética de la información contenida en sus bases de datos que reposan en servidores propios.